【文档说明】如何给领导发信息（二）——信息发送者角度篇.docx，共(7)页，17.532 KB，由上传

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以下为本文档部分文字说明：

上篇谈了从领导角度如何给他们发信息，这篇从信息发送者角度再谈谈。01为什么发信息？为什么不都打电话呢？因为发信息有它的优势和作用。1.非即时性这看起来不像优点，倒像缺点。确实，这对信息发送者而言并非优点，因为信息不能得到及时反馈，但世界上不仅存在一荣俱荣、一损俱损的关系，还存在此消彼长、此起彼伏的

关系。对信息发送者是缺点，对信息接收者——领导可能却是优点。信息可即时可不即时，而电话必定是即时的，即时意味着领导必须在线保持与对方通话，但领导的时间分配极具不确定性，我们难以确保致电时其处于平心静气状态。如果领导其时甚忙，他的注意力资源就是有限的，一旦他

认为通话内容并非紧急重要到匹配其当下注意力的程度，便会表现出十分不耐烦和急于挂机的倾向，这种焦灼经由语速、声调等从无线电波蔓延到通话另一端，影响我们汇报质量，汇报质量的下降反过来促使领导更不耐烦，呈恶性循环的螺旋下降趋势。而信息的非即时性可以让领导在比较长的一个时间段内合理分

配他的稀有的注意力资源，使其掌握主动权。因此往往能看到许多领导开完会或者办完事后总会花上一定时间看手机处理之前发过来的信息。2.留底作用①证据依据。信息即痕迹，是下属办事的依据和保障。②执行参考。人们1分钟

能说200字以上，通话超过5分钟涉及的内容就不算少了，有的人在与领导通完一段长电话后就把领导前面的指示要求给忘了，或者记不全了，表现到执行中便是变形变样，导致领导不满。信息的留底作用能够完整、准确地长时间保留领导所反馈信息，既有利于充分揣摩弄清

楚领导一些模棱两可的表述，又可以在执行中不断校准参考。③复盘素材。有时做错事并不可怕，可怕的是总在同一个地方跌倒。某次没领悟好领导指示，被骂了，为了第二次不再犯同样错误，复盘便显得尤为重要，而这些留底的信息便静

静躺在历史记录里客观地反映着当时的细节，供我们复盘剖析，避免做个糊涂蛋。此外，这不仅是汲取教训的素材，也是总结经验的复盘素材，在上篇中我列举了大量的事例，大部分源自真实存在的历史信息中，不然哪记得住那么多历史细节呢。3.逻辑性如果试过对自己说话进行录音，相当一部分人便会

发现自己说话时的逻辑性并不强，尤其是即兴演讲，我们的逻辑往往在说话中慢慢清晰，越到后面越清晰，这也就意味着和前面部分会有重复，甚至显得啰嗦，因为我们总会把认为重要的内容或规律不断重复表述以使其更清晰有力

。“一口唾沫一口钉”，说出的话是不可逆、不可改的，而信息在发送之前可以多次修改完善，甚至有撤回功能，这便导致信息的逻辑性更强、更简洁，更有利于领导接收吸收。4.效率性就我个人而言，打字每分钟60字左右，说话每分钟200字以上，阅读每分钟则高达每分钟400字以上。打字、说话、阅读效率比约为1：3

：6，差距是显而易见的。以300字的汇报内容举例：通话属于即时交流，说的人说了1.5分钟，听的人便听了1.5分钟，两者总用时3分钟。发信息属于延时交流，信息发送者和接收者的用时便随之错开，发信息者打字用时5分钟，信息接收者阅读用时0

.75分钟，两者总用时5.75分钟。总体而言，发信息者的用时更长、效率更低。但具体到个体而言，领导阅读信息比听电话用时减少一半，加上信息具有更强逻辑性，便于理解，领导阅读接收信息的效率比听电话提升了一倍以上。世间之事大多如此，有得便有失，这里便是用信息发送者失去的

大段时间去换取了领导得到的小段但更珍贵的时间。也正因如此，领导往往喜欢直接打电话交代事情，因为撰写信息更耗费时间精力。02发信息VS打电话！1.重要的事情打电话。因为通话具有即时性，更及时有效。如果未接通，立马编辑信息发送，因为无论是领导还是其他人，对于未接电话往往会有一定强迫症

，未知可能引起焦虑，立即编辑信息发送就是为了消除可能的焦虑，当领导看到信息后，如果认为重要便会复电。如果未打通便置之不理、坐等复电，可能会让领导心里起疙瘩。2.比较重要、预期会与领导多次问答沟通的事情见机打电话，

如中午的饭后睡前时间。因为信息具有延时性，对于需要你来我往问答好几轮才能确定的事最好电话沟通，不然发一个信息等回复不知要多久，好不容易回复了，因应发第二轮信息时领导又没看手机了，不知道什么时候才再回复，不利于事情落实。3.一般重要的需其同意才可以后续执行的

事情发信息后一直未回复的应该打电话确认，可能是领导漏阅了，或者不太满意但未有时间处理。4.对于一般重要的需其知悉但不一定要指示的事情可通过“知悉体”完成信息半开放性闭环效果。（具体内容将在后文展开阐述）5.对于某些

不急的一般事情，可以等到当面汇报其他重要工作时夹带提出来。三、如何巧用结尾语达到闭环目的？给领导发信息的结尾语有以下若干种：①请知悉；②供参阅；③请阅知；④请阅示；⑤请指示；⑥请批示。1.对于某些需要领导知悉但不一定要

答复的事情，我们发送信息时可以“请知悉”，“供参阅”，“请阅知”作为结尾语。上篇《领导角度篇》说到，下属都希望领导能回复信息，有始有终，形成信息闭环，但回复与否的自由权在领导手上，下属只能适应领导，而无法改变领导。如何适应？这类结尾语或许可以帮上忙。这是一种半开放性的语体，领导可以回复“好

的”或者直接反馈意见，也可以不作回复，无论其回复与否，发送的信息都已完成闭环。尤其“请知悉”更为广泛实用，在一些常规性的请示中可以夹带“私货”，提高沟通效率。如，上级某常规性会议临时下发了会议通知，报名时间紧急，发信息请示领导时担心其不能及时

回复，便可以用知悉体：A领导您好，市政府定于今天下午三时在市政府1号楼四楼会议室召开XX会议（须上午11时前报名），根据会议通知要求，拟为您报名参会，请知悉。如果用“...是否报名参会？请指示。”就成了非待领导回复才敢报名了

，变得比较被动。2.对于需要领导答复的事情，可以用“妥否？请阅示”，“妥否？请指示”，“妥否？请批示”等结尾语。对回复的迫切性程度：批示＞指示＞阅示。批示代表一定要领导批复同意才能进行下一步。指示代表需要得到领导的明确意见。阅示代表希望领导给到意见

，不给也问题不大。